Privacy reglement

Privacyreglement Schakel Verzuimmanagement

U bent vast wel eens bij een bedrijfsarts geweest of heeft contact gehad met een casemanager van Schakel Verzuimmanagement. Of u bent enige tijd ziek geweest en hebt medische informatie gegeven aan een bedrijfsarts.
Dan vraagt u zich misschien af wat er met uw gegevens gebeurt. Wie kan ze zien, gebruiken en opslaan? Mogen uw gegevens gedeeld worden met anderen?

Waarom heeft Schakel Verzuimmanagement een privacyreglement?
De professionals van Schakel Verzuimmanagement hebben gegevens nodig om u en uw organisatie te ondersteunen bij het voeren van een gezond arbeidsomstandighedenbeleid. Ze kunnen niet zonder deze informatie. Vaak zijn juist deze gegevens over u heel persoonlijk en vertrouwelijk.
Schakel Verzuimmanagement gaat zeer zorgvuldig om met deze informatie en we zorgen ervoor dat niemand, die geen rol of bevoegdheid heeft om uw informatie te zien, hiertoe toegang heeft.
In ons privacyreglement staat beschreven wie welke gegevens over u mag inzien, hoe ze vastgelegd en afgeschermd worden en hoe lang ze bewaard worden.

Welke gegevens over u houden wij bij in onze registratie?
Van al onze klanten hebben wij gegevens opgeslagen. Daartoe horen gegevens van alle werknemers die bij een klant in dienst zijn.

Er zijn drie soort gegevens die we nodig hebben en opslaan:

  • Basisinformatie over werkgevers: zoals naam, adres, contactgegevens, branche, contractnummer
  • Basisinformatie over werknemers: zoals naam, adres, geboortedatum, geslacht, burgerservicenummer, telefoonnummer en emailadres
  • Variabele gegevens over werknemers: zoals ziekmeldingen, spreekuurrapportages, relevante medische informatie, keuringen

We beschikken over meer en minder privacygevoelige informatie. Als er informatie is opgenomen van uw huisarts of behandelaar, heeft u  ons daarvoor altijd toestemming gegeven. Als de bedrijfsarts medische informatie nodig heeft, wordt u gevraagd een machtiging voor uitwisseling van gegevens of overleg met de behandelaar te geven.

Hoe bewaren wij uw gegevens?
We ontvangen met nam gegevens op schrift, veelal in e-mails, brieven of binnen ons verzuimmanagementsysteem. Schakel Verzuimmanagement houdt geen papieren archief bij en slaat gegevens alleen op in het verzuimmanagementsysteem.
Een bedrijfsarts kan ook door u aan hem gegeven informatie vastleggen in het medisch dossier. Zo kan ook een casemanager door u of de leidinggevende geboden informatie worden vastgelegd, indien het relevant is voor uw verzuimbegeleiding. Medische informatie wordt uitsluitend opgeslagen in een extra afgeschermde medische omgeving van het verzuimmanagementsysteem.

De toegang tot het verzuimmanagementsysteem is gebonden aan strenge procedures en authorisatieprotocollen.

Welke mensen van Schakel Verzuimmanagement mogen uw gegevens inzien?

  • Uw bedrijfsarts en degenen die direct bij uw dienstverlening betrokken zijn
  • Werknemers van Schakel Verzuimmanagement die door de samenwerking met uw werkgever en/of betrokken zijn bij uw verzuimproces.
  • De stafarts die verantwoordelijk is voor de totale kwaliteit van Schakel Verzuimmanagement.

Niet iedere werknemer van Schakel Verzuimmanagement kan en mag dus zomaar uw gegevens bekijken. Alleen BIG-geregistreerde professionals of collega’s die betrokken zijn bij u en uw werkgever én professionals die in de zogenaamde verlengde arm-constructie werken, kunnen bij uw medische informatie.

Welke gegevens over u worden aan derden verstrekt?
Er zijn heel strenge regels opgesteld door onder meer arbodiensten, de bedrijfsvereniging van bedrijfsartsen en verzekeraars hoe de Wet Bescherming Persoonsgegevens toegepast wordt op het gebruik van uw gegevens bij arbodiensten en zorgverleners.
Uw werkgever en de eventuele verzuimverzekeraar kunnen bijvoorbeeld informatie ontvangen, maar beperkt. Zo krijgt uw werkgever dezelfde terugkoppeling van de bedrijfsarts als u, zonder medische informatie of persoonlijke informatie die u niet wilt delen. U kan dit bij de bedrijfsarts aangeven.

Als uw werkgever een verzuimverzekering heeft afgesloten, dan ontvangt de verzekeraar alleen die gegevens die nodig zijn om de hoogte van het ziekengeld te bepalen. (datum van ziek- en herstelmelding en periodes dat u gedeeltelijk aan het werk was.)

Uw werkgever ontvangt algemene managementinformatie over het verzuim in uw bedrijf. Maar ook cijfers over oorzaken van ziekmeldingen in het bedrijf. Hiermee kan uw werkgever samen met ons werken aan het verbeteren van arbeidsomstandigheden en verzuim voorkomen.

Kan ik de informatie over mijzelf inzien?
Het zijn uw gegevens en u mag ons altijd vragen om te zien wat we over u hebben vastgelegd in ons verzuimmanagementsysteem. Of met wie we gegevens over u hebben gedeeld.
U kunt een schriftelijk verzoek indienen bij Schakel Verzuimmanagement om samen met een professional van Schakel Verzuimmanagement uw gegevens bij ons te bekijken.

U ziet uiteraard alleen de informatie van u zelf en alleen u kan gebruik van het recht op inzage in uw dossier. U kan dit niet aan een ander overdragen.

Meer weten?
Als u meer wilt weten, kunt u contact opnemen met het Schakel Verzuimmanagement.

Download hier ons privacy reglement: privacyreglement-schakel-verzuimmanagement